Oběh účetních dokladů

Tato směrnice je návodem, jak získávat účetní doklady na různých akcích, které sdružení realizuje tak, aby každá akce byla věrně zachycena v účetnictví pomocí všech dostupných dokladů.

V dosavadní praxi sdružení totiž v mnoha případech účetní doklady z akcí chybí nebo nejsou použitelné, což je ze všech možných důvodů velká chyba.

Tato směrnice je členěna do kapitol dle typů akcí a je povinnou četbou pro každého člena, který chce nějakou akci v rámci sdružení realizovat.

Kulturní akce

Kulturní akce jsou z hlediska účtování velmi náročné - zvlášť u akcí festivalového typu se vše odehrává ve velkém časovém stresu, kapela přijede, chystá si nástroje, zahraje, balí a často chce co nejdříve zase odjet, aby se ještě aspoň trochu vyspali. Čili není žádný prostor pro sepisování smluv nebo jiných dokladů přímo na místě, vše musí být dopředu nachystáno, předtištěno, připraveno k podpisu.

Výdajové doklady na typické kulturní akci:

• Propagace
• Nájem místa konání
• Zvuk a osvětlení
• Honoráře účinkujících
• Cestovní náhrady účinkujících
• Pohoštění
• Ubytování

Příjmové doklady:

• Vstupné
• Reklama a propagace

Cestovní náhrady účinkujících

Na cestovní náhrady má automaticky nárok zaměstnanec, čili nejpřímější cestou k vyúčtování cestovních náhrad je uzavřít se všemi členy kapely Dohody o provedení práce. To je ale velmi administrativně náročné pro všechny strany.

Dle stanoviska ČSTV k problematice cestovních náhrad ale jako občanské sdružení můžeme využít §4 odst. 1 písm. k) zákona č. 586/1992 Sb., kde se říká, že podpory a příspěvky vyplacené z prostředků občanských sdružení nejsou u příjemce předmětem daně z příjmu.

Ubytování

Příjmové doklady:

Výstavba sítě sdružení

Akce výstavby sítě jsou velmi specifické, protože

• nejsou tak hektické jako např. kulturní akce a lze je provádět s rozvahou a relativně pomalu
• nákupy materiálu pro jedinou takovou akci se pohybují v rozsahu desítek až stovek tisíc korun, proto ze strany sdružení podléhají veliké kontrole
• nevyskytují se zde žádné nestandardní situace, vše běží podle schematu "Poptávka - Nabídka - Objednávka - Faktura"

Tento typ akcí je již pokrývají následující směrnice:

• Směrnice pro nákupy materiálu a služeb
• Směrnice pro zaměstnávání