Směrnice pro nákupy materiálu a služeb

• Tato směrnice řeší nákup nového materiálu a služeb pro o.s. UnArt Slavičín
• Slouží k tomu, aby se vytvořily rovnocenné podmínky pro všechny dodavatele a aby nakupovaný materiál a služby byl nakoupen za co nejnižší možnou cenu

Postup při nákupu

Požadavek k nákupu zboží/služeb může dát kterýkoli řádný člen sdružení - dále jen žadatel.

Ale ať už se jedná o páteřní spoj za 500tis. Kč nebo o nástěnnou tabuli do kanceláře za 1000 Kč, musí být dodržena pravidla uvedená v této směrnici

Forma požadavku

Žadatel svůj požadavek vloží do vyhrazeného diskusního fora na našem serveru. Vlákno na tomto fóru je věřejné, takže každý prodejce má možnost do 24 hodin přidat svou nabídku

Požadavek na nákup zboží bude obsahovat následující údaje:

• Důvod nákupu
• Obchodní nabídky dodavatelů
• Zdůvodnění preference nejlepší nabídky

Obchodní nabídky dodavatelů

• Pravidlo o výběru dodavatelů: sdružení chce nakupovat zboží od stabilních a ověřených dodavatelů. Sdružení chce mít u těchto dodavatelů co největší "historii", na základě které se pak dají dojednat zajímavější ceny, než ty běžně dostupné v eshopech na internetu. Jinak řečeno: nechceme nakupovat od 200 různých, často neznámých firem s nejistou budoucností, ale radši od 10ti ověřených, které nám pak vyjdou cenově vstříc.
• Žadatel předloží sdružení nabídky od našich ověřených a případně i dalších dodavatelů.
• Pokud nabídka pochází od dodavatele, se kterým zatím sdružení nemá žádnou zkušenost, musí mít všechny náležitosti - například na ní musí být uvedena identifikace dodavatele, záruční podmínky, informace o firmě (historie, budoucnost :-) atd. U takového dodavatele musí být buď z nabídky nebo z doprovodného textu ve foru jasně patrné, proč zboží máme objednat od něj a ne od někoho jiného.

Schválení požadavku nákupu Správní radou a Revizní komisí

• každý požadavek nákupu musí schválit Správní rada
• Nabídky nad 5000 Kč musí schválit také revizní komise.
• Správní rada rozhodne nejpozději do 48 hodin pracovního dne (např. pokud návrh bude Správní radě předložen v pátek v 15:00 hodin, tak rozhodnutí bude učiněno do úterý 15:00 hodin)
• Pokud se celá Správní rada nevyjádří do časového limitu, znamená to zamítnutí požadavku.
• Revizní komise rozhodne nejpozději do 48 hodin pracovního dne. Pokud některý člen revizní komise do časového limitu nevyjádří, znamená to "zdržel se hlasování"

Vystavení objednávky

• Objednávky dodavatelům může zasílat pouze zplnomocněný člen sdružení - člen Správní rady nebo člen s plnou mocí pro objednávání zboží a služeb.
• Vystavená objednávka se zaeviduje v účetním systému
• Faktury dodavatelů, které jsou v souladu (cenově, podmínkami záruky...) s objednávkou v systému, proplatí hospodář automaticky
• Faktury dodavatelů, které nejsou v souladu s objednávkou nebo k nim objednávka nebyla vystavena, řeší Správní rada a nad 5000 Kč také Revizní komise

Speciální případy

Nákup typu vybavení do kanceláře

• přesná cena koberce, barvy a dalších věcí není předem známa
• koupi musí schválit Správní rada
• v případě schválení, bude vytvořeno nové vlákno na serveru Moodle s názvem a popisem kupované věci
• vlákno na tom to fóru je věřejné, takže každý prodejce má možnost do 24 hodin přidat svou nabídku
• po uplynutí 24 hodin se na základě nejlepší nabídka (hlavní faktory budou cena a čas dodání) porovná s nabídkou na internetu a zboží se obědná
• pokud celková cena přesáhne částku 5000Kč, je potřeba zaplacení faktury odsouhlasit Revizní komisí