Směrnice pro nákupy materiálu a služeb

• Tato směrnice řeší nákup nového materiálu a služeb pro o.s. UnArt Slavičín
• Slouží k tomu, aby se vytvořily rovnocenné podmínky pro všechny dodavatele a aby nakupovaný materiál a služby byl nakoupen za co nejnižší možnou cenu

Postup při nákupu

Požadavek k nákupu zboží/služeb může dát kterýkoli řádný člen sdružení - dále jen žadatel.

Ale ať už se jedná o páteřní spoj za 500tis. Kč nebo o nástěnnou tabuli do kanceláře za 1000 Kč, musí být dodržena pravidla uvedená v této směrnici.

Ve stručnosti je postup následující:

1. žadatel vytvoří požadavek na nákup materiálu/služeb.
2. požadavek je schválen Správní radou a u nákupů nad 5000 Kč také Revizní komisí
3. na základě schváleného požadavku vytvoří oprávněná osoba (hospodář, administrativní pracovník) objednávku v našem účetním systému a pošle ji vybranému dodavateli
4. po dodání zboží/služby musí žadatel převzít a potvrdit kvalitu/kompletnost. Pokud je vše v pořádku, pak oprávněná osoba (hospodář, člen správní radu) proplatí fakturu dodavateli. Pokud není, zboží/služba budou vráceny/reklamovány.

Forma požadavku

Žadatel svůj požadavek vloží do vyhrazeného diskusního fora na našem serveru. Vlákno na tomto fóru je věřejné, takže každý dodavatel má případně možnost do 24 hodin přidat svou nabídku.

Žadatel v požadavku uvede především následující údaje:

• Důvod nákupu
• Dostupné obchodní nabídky dodavatelů
• Zdůvodnění preference nejlepší nabídky

Obchodní nabídky dodavatelů

• Pravidlo o výběru dodavatelů: sdružení chce nakupovat zboží od stabilních a ověřených dodavatelů. Sdružení chce mít u těchto dodavatelů co největší "historii", na základě které se pak dají dojednat zajímavější ceny, než ty běžně dostupné v eshopech na internetu. Jinak řečeno: nechceme nakupovat od 200 různých, často neznámých firem s nejistou budoucností, ale radši od 10ti ověřených, které nám pak vyjdou cenově vstříc.
• Žadatel předloží sdružení nabídky od našich ověřených a případně i dalších dodavatelů.
• Pokud nabídka pochází od dodavatele, se kterým zatím sdružení nemá žádnou zkušenost, musí mít všechny náležitosti - například na ní musí být uvedena identifikace dodavatele, záruční podmínky, informace o firmě (historie, budoucnost :-) atd. U takového dodavatele musí být buď z nabídky nebo z doprovodného textu ve foru jasně patrné, proč zboží máme objednat od něj a ne od někoho jiného.

Schválení požadavku nákupu Správní radou a Revizní komisí

• každý požadavek nákupu musí schválit Správní rada
• Nabídky nad 5000 Kč musí schválit také Revizní komise.
• Správní rada rozhodne nejpozději do 48 hodin pracovního dne (např. pokud návrh bude Správní radě předložen v pátek v 15:00 hodin, tak rozhodnutí bude učiněno do úterý 15:00 hodin).
• Pokud se celá Správní rada nevyjádří do časového limitu, znamená to zamítnutí požadavku. Toto pravidlo zavádíme proto, aby žadatel nemohl členy Správní rady nijak obejít - o požadavku je musí informovat telefonicky/SMSkou. Získání vyjádření Správní rady je tedy starostí žadatele!
• Revizní komise rozhodne také nejpozději do 48 hodin pracovního dne. Pokud některý člen revizní komise do časového limitu nevyjádří, znamená to "zdržel se hlasování".
• Pokud se hlasování zdrží nadpoloviční většina členů Revizní komise, je požadavek zamítnut. Toto pravidlo je nutné proto, aby žadatel nemohl Revizní komisi obejít. Získání vyjádření Revizní komise je starostí žadatele!

Vystavení objednávky

• Objednávky dodavatelům může posílat pouze oprávněný člen sdružení - člen Správní rady nebo člen s plnou mocí pro objednávání zboží a služeb.
• Oprávněný člen zaeviduje objednávka v účetním systému, aby byl jednoznačný záznam o tom, co a za kolik peněz bylo objednáno - pokud by zboží přišlo o 3 měsíce později a třeba za uplně jinou cenu, je takovou odlišnost od naší objednávky možné použít jako oprávněný důvod pro výpověď kupní smlouvy.
• Faktury dodavatelů, které jsou v souladu (cenově, podmínkami záruky...) s objednávkou v systému, proplatí hospodář nebo oprávněná osoba automaticky
• Faktury dodavatelů, které nejsou v souladu s objednávkou nebo k nim objednávka nebyla vystavena, nebude proplacena. Tento problém musí s dodavatelem vyřešit žadatel. Výsledné řešení předloží ke schválení Správní radě a nad 5000 Kč také Revizní komisi - stejně, jako by se jednalo o nový nákup zboží/služeb.