Směrnice pro nákupy materiálu a služeb

• Tato směrnice řeší nákup nového materiálu pro o.s. UnArt Slavičín
• Slouží k tomu, aby se vytvořily rovnocenné podmínky pro všechny prodejce a aby nakupovaný materiál byl nakoupen za co nejnižší možnou cenu

Postup při nákupu zboží

Požadavek k nákupu zboží může dát kterýkoli řádný člen sdružení - dále jen žadatel.

Ale ať už se jedná o páteřní spoj za 500tis. Kč nebo o nástěnnou tabuli do kanceláře za 1000 Kč, musí být dodržena následující pravidla:

1. Sdružení chce nakupovat zboží od stabilních a ověřených dodavatelů. Sdružení chce mít u těchto dodavatelů co největší "historii", na základě které se pak dají dojednat zajímavější ceny, než ty běžně dostupné v eshopech na internetu. Jinak řečeno: nechceme nakupovat od 200 různých, často neznámých firem s nejistou budoucností, ale radši od 10ti ověřených, které nám pak vyjdou cenově vstříc.
2. Žadatel předloží sdružení nabídky od našich ověřených a případně i dalších dodavatelů. Nabídky se předkládají do vyhrazeného diskusního fora.
3. Pokud nabídka pochází od dodavatele, se kterým zatím sdružení nemá žádnou zkušenost, musí mít všechny náležitosti - například na ní musí být uvedena identifikace dodavatele, záruční podmínky, informace o firmě (historie, budoucnost :-) atd. U takového dodavatele musí být buď z nabídky nebo z doprovodného pokecu ve foru jasně patrné, proč zboží máme objendat od něj a né od někoho jiného.
4. Nabídky do 5000 Kč schvaluje Správní rada, nad 5000 Kč je potřeba i schválení revizní komise.

Schválení nákupu

• vybrané zboží musí být předloženo Správní radě
• každý nákup musí schválit Správní rada
• Správní rada rozhodne nejpozději do 24 hodin pracovního dne (např. pokud návrh bude Správní radě předložen v pátek v 15 hodin, tak rozhodnutí bude učiněno do pondělí 15 hodin)
• v případě schválení, bude vytvořeno nové vlákno na serveru Moodle s názvem a popisem kupované věci
• vlákno na tom to fóru je věřejné, takže každý prodejce má možnost do 24 hodin přidat svou nabídku
• po uplynutí 24 hodin se na základě nejlepší nabídka (hlavní faktory budou cena a čas dodání) porovná s nabídkou na internetu a zboží se obědná

Speciální případy

Nákup typu vybavení do kanceláře

• přesná cena koberce, barvy a dalších věcí není předem známa
• koupi musí schválit Správní rada
• v případě schválení, bude vytvořeno nové vlákno na serveru Moodle s názvem a popisem kupované věci
• vlákno na tom to fóru je věřejné, takže každý prodejce má možnost do 24 hodin přidat svou nabídku
• po uplynutí 24 hodin se na základě nejlepší nabídka (hlavní faktory budou cena a čas dodání) porovná s nabídkou na internetu a zboží se obědná
• pokud celková cena přesáhne částku 5000Kč, je potřeba zaplacení faktury odsouhlasit Revizní komisí