Uzivani sluzebniho vozu

Směrnice pro užívání služebního vozu sdružení

Úvod

Historie služebního vozu ve sdružení O. s. UnArt je takováto:

Veselá část historie

• už od vzniku sdružení v roce 2001 jsme chtěli pořídit auto pro převoz aparátů na koncerty kapel členů sdružení. Bohužel, vzhledem k nicotným příjmům a velikým ztrátám sdružení při pořádání akcí bylo toto dlouho sci-fi
• V září 2003 jsem uspořádali koncert Hradišťanu. Tato akce byla první opravdu zdařenou akcí sdružení, neboť na ní přišlo cca 500 lidí, takže po odečtení nákladů v pokladně zůstalo cca 20tis. Kč. Mohli jsme tedy začít vážně uvažovat o zakoupení nějaké ojetiny.
• I po cca roce shánění byla situace beznadějná - sehnat jakékoli schopné auto-dodávku pod 40tis. se jevilo jako fantasmagorie
• Před Vánocemi 2004 jsem (Tomáš Dulík) musel být asi moc hodný, protože se stal zázrak: zavolal mi manžel sestřenice, že narazil na chlapíka, který prodává dodávku VW T3 v dobrém stavu do 20tis. Kč. Proto jsme hned vyrazili a opravdu, po prohlídce auta jsme byli nadšení: minimální rez, motor a brzdy po generálce, jediná potíž byla s těžko zařaditelnou trojkou.
• Auto si po zakoupení vzal na starost Mufta, který se o něj vzorně staral.

Smutná část historie

• V březnu vzniká (jako reakce na vznik poboček v Provodově a Lukově) nová pobočka sdružení - Slavičínská. Do té byli převedeni všichni řádní členové sdružení (cca 50 členů). V základní organizaci zůstali členové správních rad poboček, tak, aby základní organizace mohla sloužit jako demokratická rozhodovací platforma poboček. Vlastníkem VW T3 ovšem zůstává základní organizace, protože na finanční vypořádání (odkup auta do pobočky Slavičín) nebyly peníze.
• V červnu 2005 jsme podali žádost o grant na projekt "Vysokorychlostní internet pro slavičínský region"
• V září 2005 začalo horečné rozšiřování počítačové sítě, které do sdružení přilákalo nové aktivní členy
• V průběhu roku 2006 někteří z těchto aktivních členů nemajíce ponětí o historii ani primárnímu účelu VW T3, začali tento vůz využívat tak, jako by se jednalo o majetek v socialistickém vlastnictví:
  • členové s ním jezdí bez povolení vedení sdružení - "na černo". Vedení sdružení není informováno o účelu ani cíli jednotlivých cest.
  • z účetního hlediska je také vše špatně: neexistuje kniha jízd, nesbírají se účtenky za naftu, ...
  • nikdo z těchto řidičů se aktivně nestará o technický stav vozu, důležitější než dlouhodobá provozuschopnost je vždy aktuální potřeba někam dojet.

• Mufta se hned od začátku vzniku této situace odmítá o VW T3 starat. VW zůstává "bez pána" a tak je další vývoj neodvratný:
• Někdy na začátku léta 2007 jsem v průběhu 2 týdnů potkal náš VW T3 s různými řidiči. Z výfuku šel příšerně černý kouř, motor už zdálky podivně nahlas rachotil, ale řidičům to vůbec nevadilo, jezdili dál. V dalším týdnu volal Jára Macejko, že se na VW zadřel motor.
• Od té doby stál VW nepojízdný. Při potřebě odvézt aparát jsme si museli opět najímat auta za peníze od cizích firem, což v původní partě, které na auto vydělala a sehnala jo, způsobilo značnou nasranost.

Zvovuvzkříšení

• Následoval rok shánění motoru. Motor 1.6TD, který jsem dovezl z Karlovic, se po prohlídce v servisu ukázal být nepoužitelný (vnitřní koroze). Pak Mufta dovezl motor někde z Čech, za cenu 7000 Kč. Mufta ovšem za tuto jízdu zaplatil mnohem víc - a ne peněz, za což jsme mu opět velmi vděční.
• V létě 2008 je VW konečně opět pojízdný.
• řidiči, kteří se postarali o smrt původního motoru 1.6TD, který jako diesel ještě zdaleka neměl najeto tolik, aby musel takto dopadnout, se vzápětí hlásí o možnost opět s ním jezdit.
• Aby se celá historie neopakovala, vzniká tato směrnice

Pravidla pro provoz služebního vozu sdružení

Terminologie: "služební cesty" a "soukromé jízdy"

Služební cesta je speciální v tom, že

1. náklady na ni (nafta+amortizace) hradí sdružení ze svých peněz
2. tyto náklady + případné diety jsou pro sdružení daňově uznatelné náklady.

Služební cesta proto vyžaduje mnohem více účetních formalit, které je pro ni nutno vyřídit, a to především:

• správně vyplněný cestovní příkaz, podepsaný vedením sdružení
• řidič musí mít školení řidičů referentských vozidel
• záznam v knize jízd (km, spotřebovaná nafta) musí souhlasit se stavem tachometru a účtenkou za naftu
• služební cestu může vykonat pouze člověk, který je se sdružením v pracovně právním vztahu, tj. má uzavřenou min. dohodu o provedení práce
• zaměstnanec, jedoucí na služební cestu, by měl vědět, že za škody vzniklé na vozidle jeho vinou je odpovědný on a zaměstnavatel je po něm může vymáhat.
• Za služební cestu vykonanou vozidlem je nutno zaplatit silniční daň ve výši 25Kč/den.

Z důvodu této ohromné administratitvy se oficiálním služebním cestám autem budeme pokud možno vyhýbat!

Soukromá jízda - Ve firmě, pokud je zaměstnanci vozidlo poskytnuto natrvalo (jako odměna za práci pro firmu je toto pro zaměstnavatele daňově výhodnější než dát zaměstnanci více peněz), má zaměstnavatel 2 možnosti:

1. bude zaměstnanci strhávat ze mzdy průměrné náklady na 1 km soukromé jízdy. Takto se to dělá nejčastěji při jednorázových zapůjčeních vozidla pro soukromou jízdu, a takto to budeme dělat i my.
2. poskytne zaměstnanci vůz "zadarmo". Naftu za soukromé jízdy si pak zaměstnanec platí sám, ale aby to neměl tak "levné", přijde si na své pro změnu stát: v takovémto případě zaměstnavatel musí pří výpočtu měsíční zálohové daně zaměstnanci připočíst k základu daně nepeněžní příjem ve výši 1% ze vstupní ceny vozidla u původního vlastníka, nejméně ale 1000 Kč. Původní cena VW T3 v ČSSR byla neuvěřitelných 780tis. Kč, takže předpokládám že mít základ daně zvýšený o 7800 Kč, tj. platit měsíčně cca 2600 Kč za takovýto krám by se vám asi moc nelíbilo...

Odpovědnost za škody u soukromých jízd je plně na straně řidiče - pokud firmě při takové jízdě způsobí škodu a auto nemá havarijní pojistku, zaplatí zaměstnanec celou škodnou částku. Když škoda nevznikne jeho vinou, zaplatí polovinu škodné částky. Proto je vhodné, pokud auto nemá havarijní pojištění, aby si zaměstnanec pro soukromé jízdy sjednal na něj krátkodobé havarijní pojištění. Což vás vyjde na min. 1500 Kč. Pořád je to ale méně než koupit vlastní auto a cpát do něj peníze na provoz, že.

Populární pokec o této problematice je zde.

Povolování jízd

Protože členové sdružení nemají se sdružením uzavřenu žádnou smlouvu (ani zaměstnaneckou), která by jim umožňovala užívat vůz sdružení, a protože jako nezaměstnanci nemohou být s cestovním příkazem vysláni na služební cestu, nemají také žádné oficiání právo ani povolení řídit služební vůz.

Při silniční kontrole policií pak mohou být zadržení pro podezření ze spáchání trestného činu "Neoprávněné užívání cizí věci" – viz § 249 trestního zákona. Ve firmách se tomu říká "černá jízda".

Proto před začátkem soukromé jízdy musí správce vozidla zkontrolovat, zda má daný člen u sebe podepsánu smlouvu o užívání vozu (viz Soubor:Smlouva.doc), která jim takovéto právo - a samozřejmě povinnosti - dá.

Způsob vedení knihy jízd

Jízdy budou v knize vyplněny přesně podle předepsaného vzoru zejména níže uvedené kolonky:

• Datum - v den přebrání vozidla od správce vozu
• Odkud-kam-přes - (např. Slavičín-Kochavec-Hradek)
• Stav počitadla - napíší se poslední 4 číslice na tachometru vozu před i po jízdě
• Ujeto - přesný počet kilometrů
• Základní sazba - sazba za 1km je stanovena z průmerné spotřeby vozu
• Náhrada za pohonné hmoty - zde bude uvedena cena nafty, která bude doplněna před vrácením správci do plné nádrže a při vrácení bude správci předložen doklad o zaplacení
• Poznámka - zde bude podpis uživatele vozu, potvrzující převzetí vozu

• Kontrolu záznamů v knize bude při vracení vozu provádět jeho správce

Způsob přebírání vozu od jeho správce

1. zájemce o zapůjčení vozu - řidič - přijde za správcem daného vozu a ukáže mu podepsanou smlouvu o užití vozu.
2. Správce předá auto s tím, že předvede, že je nádrž plná (což si můžete zkontrolovat dle záznamů v knize jízd a předchozích účtenek za naftu, přilepených u knihy jízd) a poukáže na všechny změny od normálního stavu
3. řidič podepíše převzetí vozu do nového záznamu v knize jízd

Způsob návratu vozu od jeho správce

1. správce převezme klíče
2. správce zkontroluje na stav tachometru, jestli sedí se záznamem v knize jízd a jestli odpovídá účtence za naftu, kterou mu řidič dá na důkaz doplnění nádrže do stavu "plná".
3. Pokud řidič udělá v autě nepořádek, uklidí si ho, jinak příště auto nedostane.
4. Pokud řidič vlastní vinou způsobí škodu, v souladu se smlouvu o užití vozu si sám zajistí jeho opravu, tak jako by auto bylo jeho.

Pozn.: Ve srovnání s jízdou vlastním vozem jste na to pořád krásně: sdružení platí 7000 Kč ročně za povinné ručení, X000 Kč za pravidelnou údržbu a pneu a není žádný důvod, aby sdružení platilo i škody způsobené řidiči.

Systém úhrady nákladů za při služebních a při soukromých jízdách

• naftu - nejjednoduší systém je "plná nádrž před startem - plná nádrž před vrácením", ověření = účetnka za dokoupenou naftu, odevzdaná po jízdě správci.
• amortizaci vozu - nevím kolik to je v současné době, bývalo to cca 3Kč/km, z takto získaných peněz se budou platit opravy, náhradní díly atd.