Směrnice pro nákupy materiálu a služeb

Tato směrnice řeší nákup nového materiálu a služeb pro o.s. UnArt Slavičín Motivace pro tuto směrnici je následující

• vytvoření rovnocenných podmínek pro všechny dodavatele
• zakotvení principu "materiál a služby musí být nakupovány za nejnižší možnou cenu"
• eliminace neschválených nákupů, kdy sdružení přijde faktura za něco, co si neobjednalo. Za sdružení může jednat jen Správní rada, a to se týká i objednávání! Nikdo, kdo není Správní radou zplnomocněn jednat jménem sdružení, nesmí samostatně nic objednávat!

Pokud se prohřešek "neschválené objednávky" ještě někdy v budoucnu zopakuje, bude hříšník exemplárně potrestán takto: sdružení dodavateli zavolá a vysvětlí, že se stal obětí podvodu ze strany pokoutného objednatele, neboť za sdružení smí jednat pouze Správní rada a případně Správní radou zplnomocněné osoby. Dodavatel tedy bude vymáhat peníze po objednateli.

Postup při nákupu

Požadavek k nákupu zboží/služeb může dát kterýkoli řádný člen sdružení - dále jen žadatel.

Ale ať už se jedná o páteřní spoj za 500tis. Kč nebo o nástěnnou tabuli do kanceláře za 1000 Kč, musí být dodržena pravidla uvedená v této směrnici.

Ve stručnosti je postup následující:

1. žadatel vytvoří požadavek na nákup materiálu/služeb.
2. požadavek je schválen Správní radou a u nákupů nad 5000 Kč ročně také Revizní komisí
3. na základě schváleného požadavku vytvoří oprávněná osoba (hospodář, administrativní pracovník) objednávku v našem účetním systému a pošle ji vybranému dodavateli
4. po dodání zboží/služby musí žadatel převzít a potvrdit kvalitu/kompletnost. Pokud je vše v pořádku, pak oprávněná osoba (hospodář, člen správní radu) proplatí fakturu dodavateli. Pokud není, zboží/služba budou vráceny/reklamovány.

Forma požadavku

Žadatel svůj požadavek vloží do vyhrazeného diskusního fora na našem serveru. Vlákno na tomto fóru je věřejné, takže každý dodavatel má případně možnost do 24 hodin přidat svou nabídku.

Žadatel v požadavku uvede především následující údaje:

1. Důvod nákupu
2. Dostupné obchodní nabídky dodavatelů. Pokud si některý dodavatel nepřeje, aby jeho nabídka byla zveřejněna, pak ji buď žadatel umístí do skrytého fóra, nebo na vnitřní FTP sdružení, nebo ji rozešle Správní radě/Revizní komisi emailem
3. Zdůvodnění upřednostnění některé z přiložených nabídek

Obchodní nabídky dodavatelů

1. Pravidlo o výběru dodavatelů: sdružení chce nakupovat zboží od stabilních a ověřených dodavatelů. Sdružení chce mít u těchto dodavatelů co největší "historii", na základě které se pak dají dojednat zajímavější ceny, než ty běžně dostupné v eshopech na internetu. Jinak řečeno: nechceme nakupovat od 200 různých, často neznámých firem s nejistou budoucností, ale radši od 10ti ověřených, které nám pak vyjdou cenově vstříc a u kterých je jistota, že v případě problému dodrží záruční podmínky i za 23 měsíců po nákupu.
2. Žadatel předloží sdružení nabídky od našich ověřených a případně i dalších dodavatelů.
3. Pokud nabídka pochází od dodavatele, se kterým zatím sdružení nemá žádnou zkušenost, musí mít všechny náležitosti - například na ní musí být uvedena identifikace dodavatele, záruční podmínky, informace o firmě (historie, budoucnost :-) atd. U takového dodavatele musí být buď z nabídky nebo z doprovodného textu ve foru jasně patrné, proč zboží máme objednat od něj a ne od někoho jiného.

Schválení požadavku nákupu Správní radou a Revizní komisí

1. každý požadavek nákupu musí schválit Správní rada
2. požadavky nad 5000 Kč ročně musí schválit také Revizní komise.
3. Požadavek je schválen, pokud s ním souhlasí nadpoloviční většina členů Správní rady a u požadavků nad 5000 Kč i nadpoloviční většina revizní komise
4. Správní rada má na rozhodnutí 24 hodin pracovního dne (dále jen "PD". Příklad: pokud návrh bude Správní radě předložen v pátek v 15:00 hodin, tak rozhodnutí bude učiněno do pondělí 15:00 hodin).
5. Pokud se celá Správní rada nevyjádří do časového limitu, znamená to zamítnutí požadavku. Toto pravidlo zavádíme proto, aby žadatel nemohl členy Správní rady nijak obejít - o požadavku je musí informovat telefonicky nebo SMSkou. Získání vyjádření Správní rady je starostí žadatele!
6. U požadavků nad 5000 Kč ročně: pokud Správní rada požadavek schválí, předloží jej Revizní komisi. Ta rozhodne nejpozději do 48 hodin PD od schválení Správní radou. Pokud některý člen revizní komise do časového limitu nevyjádří, znamená to "zdržel se hlasování".
7. Pokud se hlasování zdrží nadpoloviční většina členů Revizní komise, je požadavek zamítnut. Toto pravidlo je nutné proto, aby žadatel nemohl Revizní komisi obejít. Získání vyjádření Revizní komise je starostí žadatele!

Akutní požadavek nákupu

Může se stát, že je potřeba nutně schválit požadavek na nákup(shoří aktivní prvek za který není náhrada, porucha pracovního nářadí,...). Schvalovací řízení s revizní komisí se může protáhnout až na 3 PD což u akutního požadavku není žádoucí. Proto pokud takový požadavek nastane má správní rada možnost revizní komisi obejít . Podmínky pro schválení akutního požadavku jsou následující:

1. akutní požadavek musí být schválen správní radou jednohlasně
2. cena akutního požadavku nesmí přesáhnout 15 000 Kč

Pokud nebudou všechny výše uvedená pravidla splněna nemůže být akutní požadavek schválen a je projednáván jako standardní požadavek.

Vystavení objednávky

1. Objednávky dodavatelům může posílat pouze oprávněný člen sdružení - člen Správní rady nebo člen s plnou mocí pro objednávání zboží a služeb.
2. Oprávněný člen zaeviduje objednávku v účetním systému, aby byl jednoznačný záznam o tom, co a za kolik peněz bylo objednáno - pokud by zboží přišlo o 3 měsíce později a třeba za uplně jinou cenu, je takovou odlišnost od naší objednávky možné použít jako oprávněný důvod pro výpověď kupní smlouvy.

Úhrada faktury

1. Faktury dodavatelů, které jsou v souladu (cenově, podmínkami záruky...) s objednávkou v systému, proplatí hospodář nebo oprávněná osoba automaticky
2. Faktury dodavatelů, které nejsou v souladu s objednávkou nebo k nim objednávka nebyla vystavena, nebude proplacena. Tento problém musí s dodavatelem vyřešit žadatel. Výsledné řešení předloží ke schválení Správní radě a nad 5000 Kč ročně také Revizní komisi - stejně, jako by se jednalo o nový nákup zboží/služeb.