Oběh účetních dokladů

Tato směrnice je návodem, jak získávat účetní doklady na různých akcích, které sdružení realizuje tak, aby každá akce byla věrně zachycena v účetnictví pomocí všech dostupných dokladů.

V dosavadní praxi sdružení totiž v mnoha případech účetní doklady z akcí chybí nebo nejsou použitelné, což je ze všech možných důvodů velká chyba.

Tato směrnice je členěna do kapitol dle typů akcí a je povinnou četbou pro každého člena, který chce nějakou akci v rámci sdružení realizovat.

Kulturní akce

Kulturní akce jsou z hlediska účtování velmi náročné - zvlášť u akcí festivalového typu se vše odehrává ve velkém časovém stresu, kapela přijede, chystá si nástroje, zahraje, balí a často chce co nejdříve zase odjet, aby se ještě aspoň trochu vyspali. Čili není žádný prostor pro sepisování smluv nebo jiných dokladů přímo na místě, vše musí být dopředu nachystáno, předtištěno, připraveno k podpisu.

Výdajové doklady na typické kulturní akci:

• Propagace
• Nájem místa konání
• Zvuk a osvětlení
• Honoráře a cestovní náhrady účinkujícím
• Pohoštění pro účinkující
• Ubytování účinkujících

Příjmové doklady:

• Vstupné
• Reklama a propagace

Propagace

Náklady na propagaci nejsou ničím zvláštní. Běžné doklady jsou:

• pokladní doklady z hotovostních nákupů (lepidlo na plakáty, barvy, štětce..)
• faktury za tisk plakátů, reklamu v rádiu, billboardy..

Zvuk a osvětlení

Někteří zvukaři nemají na svoji činnost firmu a nemohou tedy vystavit fakturu na ozvučení akce. Pokud si to zjednodušíme a budeme zvučení považovat z umělecký výkon, lze na náklady na ozvučení použít postup definovaný pro kapely, tj. nechat zvukaře podepsat:

1. Smlouvu o uměleckém výkonu - vizSoubor:SmlouvaUmeleckyVykon.zip
2. Formulář vyúčtování cestovních náhrad (je potřeba vytvořit)
3. Příjmový/výdajový doklad, u podnikatelských subjektů též fakturu

Pokud chceme náklady na ozvučení použít k vyúčtování nějakého grantu, pak je lépe pro zvukaře vyrobit Smlouvu o provedení práce "Ozvučení akce XY".

Honoráře a cestovní náhrady účinkujícím

Pro vyplacení honoráře účinkujícímu (kapele) je nutné mít od něj vyplněné a podepsané následující doklady:

1. Smlouvu o uměleckém výkonu - viz Soubor:SmlouvaUmeleckyVykon.zip
2. Formulář vyúčtování cestovních náhrad (je potřeba vytvořit)
3. Příjmový/výdajový doklad, u podnikatelských subjektů též fakturu

Cestovní náhrady účinkujícím

• Na cestovní náhrady má automaticky nárok zaměstnanec, čili nejpřímější cestou k vyúčtování cestovních náhrad by bylo uzavřít se všemi členy kapely Dohody o provedení práce. To je ale velmi administrativně náročné pro nás i pro kapelu.
• Dle stanoviska ČSTV k problematice cestovních náhrad ale jako občanské sdružení můžeme využít §4 odst. 1 písm. k) zákona č. 586/1992 Sb., kde se říká, že podpory a příspěvky vyplacené z prostředků občanských sdružení nejsou u příjemce předmětem daně z příjmu.
• Na základě stanoviska ČSTV vznikla Směrnice o poskytování cestovních náhrad v O. s. UnArt
• ČSTV doporučuje vyplácet příspěvky jen členům sdružení, proto zástupce účinkujícího by měl vyplnit přihlášku sympatizujícího člena (který nemusí platit pravidelné členské příspěvky, ale je registrován).
• "Příspěvek na cestovní náhrady" budeme vyplácet na základě jednoduchého vyúčtování cestovních nákladů, které vyplní zástupce kapely.
• ČSTV doporučuje ale vyplácet maximálně takové částky, jaké stanovuje pro cestovní náhrady zákoník práce. Formu "příspěvek sdružení" tedy není vhodné používat pro honoráře kapele, kapela by totiž příspěvek nemusela danit, což by mohlo být považováno za daňový únik.
• Formulář pro vyúčtování cestovních náhrad by měl být co nejjednodušší. Je nutné jej vytvořit nebo někde zkopírovat!

Ubytování účinkujících

Příjmové doklady:

Výstavba sítě sdružení

Akce výstavby sítě jsou velmi specifické, protože

• nejsou tak hektické jako např. kulturní akce a lze je provádět s rozvahou a relativně pomalu
• nákupy materiálu pro jedinou takovou akci se pohybují v rozsahu desítek až stovek tisíc korun, proto ze strany sdružení podléhají veliké kontrole
• nevyskytují se zde žádné nestandardní situace, vše běží podle schematu "Poptávka - Nabídka - Objednávka - Faktura"

Tento typ akcí je již pokrývají následující směrnice:

• Směrnice pro nákupy materiálu a služeb
• Směrnice pro odměňování aktivních členů